En su actividad diaria, una empresa maneja información vital para su funcionamiento. Una buena gestión de datos, la fluidez de su circulación y la prolijidad en el manejo son fundamentales para garantizar la eficiencia de los procesos. Sin embargo, mantener un back up actualizado, se vuelve una tarea esencial.
Según Bruno Ferraro, coordinador y analista de campo de la firma de seguridad informática Consultores en IT, el primer paso para establecer una política en esta materia es definir la criticidad de la información a respaldar. Es necesario también definir cuánto tiempo se está dispuesto a “perder” entre copias de seguridad, dado que si éste es escaso, lo costos del proceso aumentan considerablemente. Luego es necesario diseñar específicamente la estrategia. Las más comunes son:
•FULL O COPIA COMPLETA: un reflejo exacto de toda la información crítica. Los tamaños de estas copias son iguales a la información de producción, por lo que el proceso de respaldo se hace mucho más lento y se deben considerar costos de espacio disponible.
•INCREMENTAL: se respaldan sólo los cambios realizados entre copia y copia de seguridad. Es un proceso rápido, dado que protege aquellos archivos que sufrieron modificaciones.
•DIFERENCIAL: muy similar al incremental, respalda cambios realizados contra la copia FULL. Generalmente, los sábados se hace un FULL, el domingo se lleva a cabo un diferencial contra ese FULL, el lunes es diferencial contra el FULL del sábado y así según la programación. Este método es más rápido que un FULL completo, pero más lento que un incremental y lógicamente consume más espacio.
Otro punto en que la empresa hizo hincapié fue en la selección del personal encargado del back up. Si bien hoy en día muchos softwares de copias de seguridad son intuitivos y fáciles de utilizar, es recomendable al 100% que se delegue la tarea a personal especializado, más específicamente al sector IT. En caso de no contar con dicho sector, delegar el servicio a empresas enfocadas en este tema en particular. La realidad es que muchos pueden completar un wizzard para la creación de un respaldo, pero el potencial se comprueba a la hora de restaurar información, los tiempos de respuesta y la transparencia para el usuario.
En cuanto al medio seleccionado para almacenar los datos, es necesario recordar que los extremos son malos. Hoy la tendencia es centrarse entre arquitecturas onsite y cloud, es decir, contar con una estrategia de respaldo local a disco o a cualquier medio de acceso veloz, para restauración rápida y se recomienda tener una copia de seguridad por fuera de la organización, en este caso cloud, encriptada y con contratos que garantizan alta disponibilidad, confidencialidad y SLA de servicios para garantizar que ante una contingencia total, la entidad del negocio siga viva.
Finalmente, en cuanto al tipo de información a respaldar, la recomendación es la siguiente: se debe realizar una relevamiento de información a respaldar y asignarle criticidad a la misma. Es posible que exista información que demande muchas más copias de seguridad que otra, por ejemplo, un sistema de gestión que tiene alta tasa de ingreso/egreso de pedidos, debe respaldarse muchas más veces en el día que un archivo de Excel que sólo se modifica 1 vez al mes.
Como se mencionó más arriba, el personal dedicado a esta tarea es fundamental. La sugerencia es que siempre sean trabajadores capacitados. Así mismo, sólo deben ser estos quienes tengan acceso frecuente a los datos, con algunas excepciones para directivos. Soslayar el procedimiento es un error frecuente que puede costar mucho en términos de tiempo y dinero a cualquier firma.
